A influência da organização no ambiente de trabalho

Eu sou uma gestora administrativa de uma organização não governamental e recentemente, durante uma ronda pelo escritório, entrei em uma sala que me cativou completamente. A sala tinha algo especial e diferente das outras. Estava perfeitamente organizada, cada objeto tinha o seu lugar designado, não havia papéis amontoados e tudo estava em ordem.

Além disso, havia duas plantinhas, alguns organizadores como porta-canetas (diferentes dos fornecidos pela instituição), um suporte para carteira e lancheira, e até mesmo um cantinho para chá e café. A sala era muito bem iluminada, posicionada de forma a receber uma grande quantidade de luz solar.

Compartilhei minha descoberta com alguns colegas próximos e cada um deles começou a mencionar suas próprias peculiaridades: “Eu também tenho um porta-canetas diferente”, “Eu tenho uma caixa organizadora”. Na verdade, eu nunca tinha reparado, mas ao redor desses belos objetos personalizados, havia uma quantidade considerável de papéis, pastas e outros itens desorganizados.

No dia em que recebi os parabéns pelo meu aniversário, decidi convidar todos a visitarem a sala da nossa querida Bibi e se inspirarem nela. Não se tratava de copiar, pois a organização deve ser personalizada, e o que funciona para um pode não funcionar para outro. Eu me inspirei na Bibi e já tenho um projeto em andamento para tornar a minha sala mais organizada e aconchegante, afinal, é onde passo a maior parte do meu dia.

Não há dúvidas de que uma sala organizada impacta positivamente na produtividade. Ambientes limpos ajudam a reduzir a confusão mental, além de proporcionar processos mais fluidos.

Vamos organizar o nosso cantinho de trabalho?

1- Limpeza: Comece por remover tudo o que não é necessário na sua área de trabalho. Livre-se de papéis desnecessários, canetas que não funcionam mais e qualquer objeto que esteja apenas ocupando espaço. Limpe a mesa e os arredores para criar uma base limpa.

2- Categorize e agrupe: Organize os objetos restantes em categorias. Por exemplo, coloque os materiais de escrita juntos, os documentos em pastas ou arquivos, e os itens de uso frequente ao alcance das mãos. Isso facilitará a localização e o acesso rápido a cada item.

3- Utilize organizadores: Invista em organizadores de mesa, como porta-canetas, caixas de armazenamento, bandejas ou suportes para papéis. Eles ajudam a manter os itens organizados e ao mesmo tempo acrescentam um toque estético ao ambiente.

4- Mantenha o espaço de trabalho limpo: Mantenha a área de trabalho livre de objetos desnecessários. Faça uma revisão regularmente para evitar o acúmulo de papéis e outros itens.

5. Utilize etiquetas: Etiquete pastas, caixas e outros objetos para facilitar a identificação e o acesso rápido. Isso evitará a perda de tempo procurando por coisas.

6. Tenha um sistema de arquivo: Estabeleça um sistema de arquivo eficiente para os documentos que você precisa manter. Use pastas ou arquivos com etiquetas adequadas para classificar e armazenar os documentos de forma organizada e de fácil acesso.

7. Mantenha a tecnologia organizada: organize os cabos e fios dos seus dispositivos eletrônicos. Utilize organizadores de cabos ou amarre-os com abraçadeiras para evitar que fiquem emaranhados e dificultem a organização.

Lembre-se de que a organização é um processo contínuo. Reserve um tempo regularmente para manter seu cantinho de trabalho organizado e faça ajustes conforme necessário. Com um ambiente bem organizado, você poderá desfrutar de um espaço de trabalho mais produtivo e agradável.